Řízení projektů vs. programů vs. portfolia

Když dva říkají totéž, nemusí to být totéž

Hlavní rozdíly mezi projekty, programy a portfolio managementem

Asi není potřeba představovat co znamenají slova jako projektový management, projektová metodika, nebo projektový manažer. Tuto funkci / roli využívají velké i malé společnosti napříč sektory. Mimochodem zde jsme rozebírali, co dělá a kolik bere projektový manažer.

Co už není tak zřejmé, že projekt je sada činností, které mají svůj začátek a konec. Projekt je dočasně vytvořená skupina naplánovaných aktivit, jejichž cílem je realizace produktu, služby, změny, nebo dosažení nějakého výsledku.

A mnohdy se snažíme do projektu zahrnovat aktivity, které spadají do kategorie programového, nebo portfolio managementu. Přestože jde o hodně podobná slova, liší se z hledisla svého účelu rozsahu a přínosům.

Project Management (PRINCE2)

Schopnost řídit projekty se dnes požaduje i na neprojektových pozicích. Povědomí o tom by měl mít např. i výkonný manažer, ředitel atd. To proto, že projektové řízení již není samostatná divize, nebo aktivita. Jde o způsob, jak dosahovat stanovených cílů, koordinovat a realizovat úkoly, které organizaci posouvají vpřed.

Zní to jako zajímavá a jednoduchá práce, že? Ale téměř žádný projektový manažer by nesouhlasil s tvrzením, že řízení projektů je jednoduché. To proto, že musíte v celém životním cyklu řídit řadu procesů a operací, pak tu jsou další faktory, které ovlivňují úspěch, resp. cíl projektu.

Příkladem může být spuštění nového CRM. V přípravné fázi projektu můžete řešit zda může být stávající platforma upgradována, nebo zda implementovat některé z hotových řešení na trhu, nebo zda vyvinout svůj vlastní.

Od tohoto momentu řešíte celou strukturu dalších úkolů, jako je proces návrhu CRM, vývoj, popis pracovních postupů, testování, uživatelské přívětivost, technologie a další… Realizační tým pak jednotlivé požadavky musí rozepsat do podrobných úkolů, které je nutné realizovat v dílčích etapách projektu, od návrhu, přes implementaci, testování a optimalizaci, dokud nebude nové CRM akceptováno a schváleno k použití.

Role projektového manažera je klíčové mj. i proto, že jde o propojení mezi uživateli, technickou podporou, vývojem a managementem. Je zodpovědný za plánování projektu, zahájení, řízení, monitorování i akceptaci všech etap. Musí přitom hlídat další kritéria, standardně 6 měřitelných parametrů projektu (např. dle metodiky PRINCE2)

• Rizika
• Kvalita
• Rozsah
• Přínosy
• Náklady
• Harmonogram

I když jde v tomto případě o konkrétní projekt, nové CRM může plnit řadu dalších výhod (business benefit). Jedná se tak o komplexnější inciciativu, protože mezi cíle může patřit snížení nákladů, zvýšení obchodní efektivity, expanze na nové trhy atd.. Tato aktivita by tak měla být řízena z vyšších míst, než jen v rámci projektu.

Rozdíl mezi řízením projektu, programu a portfolia je v rozsahu. Tam, kde končí oblast řízení projektu, většinou začíná řízení programu.

PRINCE2^® >

Program Management (MSP)

Zatímco účelem řízení projektu (agilního, nebo waterfall) je dosažení konkrétního výsledku, program se skládá z několika projektů, které mají společně splnit komplexnější cíl, většinou na základě strategických cílů organizace. Program management je tedy činnost, kdy ke splnění cíle již nestačí jeden projekt, ale dva a více. Jejich vzájemná koordinace / řízení je právě řízení programu.

Programový manažer v našem případě bude dohlížet na projektového manažera, který řídí implementaci CRM, ale i nad dalšími projektovými manažery, kterí pracují na souvisejících projektech, které s implementací CRM souvisí a jsou nezbytné proto, aby nový systém splňovali všechny klientské a uživatelské požadavky.

S novým CRM například souvisí nová segmentace klientů, změny v obchodních procesech a marketingu. Mohou nastat organizační změny. To vše vyažaduje další plánování, návrhy, implementace, testování a vyhodnocování. Vše pod dohledem dalších projektových manažerů, kteří jsou za tyto oblasti, procesy, aktivity zodpovědní.

Úlohou programového manažera je všechny tyto projekty synchronizovat tak, aby v každé fázi bylo dostatek infromací pro správné rozhodování. Je ve vaší kompetenci nacházet souvislosti mezi požadavky, podporovat projektové manažery, realizovat pravidelné schůzky a pomáhat jim držet projektový cyklus ve správném směru, který bude plnit očekávané cíle.

Poslední rozdíl mezi projektem a programem na úrovni programového řízení je fakt, že metodicky řízení programu nabízí výhody, které nedokážete realizovat individuálním řízením projektů. Např. v tomto příkladu programový manažer propojuje požadavky projektového manažera zodpovědného za implementaci CRM, manažera obchodnu a marketingu. Mohou zde existovat i další podporogramy, nebo projekty (dle komplexnosti) např. na zjednodušení procesů v backoffice, účetních postupů atd..

Díky programovému managementu znásobíte benefity z realizovaných změn v rámci celé organizace. Projekty budou přinášet mnohem vyšší užitek, pokud budou řízeny na úrovni programu, než jako dílčí projekty.

MSP^® kurzy >

Portfolio Management (MoP)

Stejně tak, jako je projekt nástroj pro realizaci změny, která může být spolu s dalšími projekty sjednocena a řízena na úrovni programového managementu, tak i 2 a více programů lze sjednotit, resp. centralizovaně řídit, jako portfolio management.

Většina lidí si myslí, že Management of Portfolio není nic jiného, než vyšší úroveň projektového řízení. Portfolio Management je především o tom jak realizovat změny a zároveň maximalizovat přínosy, udávat projektům správné priority, efektivně rozdělovat omezené zdroje. Projektový management je především o tom jak dělat věci správně, zatímco portfolio se zaměřuje na realizaci správných věcí.

Téměř žádná společnost dnes nemá neomezené zdroje na realizaci všech obchodních, technologických a dalších projektů, programů. Organizace, které realizují projekty a programy často řeší v průběhu projektu řadu problémů. má pak směrem k projektovým kancelářím řadu otázek:

Jste si jisti, že děláme správné projekty?

Odpověď na tuto otázku je v implementaci pravidel pro výběr správných hodnotících kritérií a stanovení priorit, které určují přínosy projektu s ohledem na strategické cíle společnosti.

V průběhu projektu se může stát, že je třeba celý záměr změnit, nebo dokonce zastavit. Je proto nutné mít i pravidla pro ověřování platnosti projektových záměrů (Business Case). To skvěle popisuje projektová metodika PRINCE2.

Jste si jisti, že všechny projekty realizujeme efektivně?

Zde se doporučuje implementovat “na míru” best-practices metodiky PRINCE2^® (projektový management) a MSP^®(programový management). Pokud chcete získat detailní přehled, doporučujeme zvolit nejvhodnější formu dohledu. Např. audit projektu (Project Health Check, nebo P3M3 Assesment.)

Jste si jisti, že projekty realizujete správným způsobem / ve správném pořadí?

Možná děláme věci správně, ale děláme současně správné věci? Naplňují všechny projekty, programy a další aktivity, které schvaluji očekávání z pohledu zvýšení efektivity, snížení nákladů, získání konkurenční výhody a dalších benefitů? Odpověď na tyto otázky vám pomůže MoP (Management of Portfolio). Pomáhá udávat projektům správné priority, efektivně rozdělovat zdroje a zlepšovat návratnost investice (ROI).

Portfolio Management má take svojí strukturu. Vytváření a dodávání portfolia. Jde o to mít představu jak projekty a programy chci spouštět v daném období, ale také co nechci, nestihnu, nebudou peníze, ohrozí to BaU atd… Definování portfolia je mít přehled o námětové politice, aktivity, změny, programy, projekty.

Posuzují se nápady, bonita, strategie. Některý projekt zastavit, nový schválit, přehodnotit strategii. Součástí MoP je paralelní činnost k BaU, spol. se snaží vymýšlet a koordinovat změnové aktivity, aby přispívali spol. z hlediska strategických cílů.

V rámci realizování supervizují, dohlížím, zda se aktivity realizují a dochází k plnění benefitům. U projektů a programů většinou dochází k benefitům až po skončení a právě díky portfolio vrstvě může docházet k řízenému vyhodnocování, zda realizovaný projekty/ programy doručili naslibované benefity.

MoP^® >

Benefity P3O (Project Program Portfolio)

Rozdíl mezi řízením projektu, programu a portfolia je v konečném důsledku je v jejich zaměření na operativní, či strategickou úroveň. Každá z těchto disciplín má svoji vlastní úlohu a přináší jiné benefity na různých úrovních.

Další články na toto téma jsou

• Jak vybudovat kancelář řízení projektů
• Jak P3O pomáhá řídit projektovou kancelář
• 11+1 nejžádanějších certifikací pro manažery

Získat know how pro budování a řízení projektové, programové a portfolio kanceláře můžete i vy. Stačí, když přijdete již 25.5. na P3O Combo (Foundation + Practitioner) kurz

P3O^® Foundation + Practitioner