Monitorování služebních vozidel pomocí GPS

Monitorování služebních aut je oprávněným zájmem zaměstnavatele

Monitorování služebních vozidel pomocí GPS při pracovních cestách je, v rozsahu a způsobem potřebným pro ochranu a správu majetku zaměstnavatele, podle ÚOOÚoprávněným zájmem zaměstnavatele. Související zpracování osobních údajů tak lze opřít o právní titul dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat takto získané údaje zejména za účelem ochrany a správy majetku a vedení evidence jízd (knihy jízd). Tu je zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové uznatelnosti výdajů na pohonné hmoty, oprávněnosti odpisů auta či pro prokázání bezpečnostních přestávek zaměstnanců.

Předchůdce Evropského sboru pro ochranu osobních údajů, pracovní skupina WP29, ve svém stanovisku č. 2/2017 ke zpracování osobních údajů na pracovišti upozorňuje i na situace, kdy určité technologie mohou získat nejenom informace o poloze vozidla, ale i další informace, včetně řidičova chování. Některé systémy tak dokáží začít nahrávat v určitém okamžiku, např. při náhlém brzdění, rychlé změně směru nebo nehodě, přičemž zaznamenají a uloží okamžiky bezprostředně před incidentem. Takto získané informace mohou být později použity k hodnocení a kontrole řidičova chování. 

Nasazení těchto zařízení je pak legitimní zejména u organizací zabývajících se přepravou nebo organizací s velkými flotilami služebních vozů. 

Informování zaměstnanců

Podobně jako na monitorování zaměstnanců na pracovišti pomocí kamerových systémů, i na monitorování služebního vozidla pomocí GPS je nutné aplikovat ustanovení § 316 odst. 1 zákoníku práce. Zaměstnavatel je podle daného ustanovení povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu monitorování a o způsobech jeho provádění, tedy informovat zaměstnance o tom, že

• vozidlo je monitorováno (pomocí GPS či jiné technologie)

• zda použitá technologie zaznamenává i další informace o jízdě

• jak je se získanými údaji nakládáno (tedy za jakým účelem jsou získané údaje zpracovávány)

• kdy budou získané údaje smazány/anonymizovany

• v jakých situacích je možné monitorování vypnout a jak, a

• doplnit další informace o navazujícím zpracování osobních údajů dle čl. 13 GDPR

Aby byl naplněn výše uvedený požadavek zákoníku práce na jednoznačné informování zaměstnance, musí zaměstnavatel informaci o monitorování poskytnout zaměstnancům přímo. Nejlépe tak, aby se k informacím zaměstnanec mohl kdykoliv vrátit a zaměstnavatel mohl jejich poskytnutí zaměstnanci doložit, tedy např. v elektronickém úložišti využívaném zaměstnavatelem, písemně atd.

Monitoring služebních vozidel a další GDPR povinnosti

Pokud se zaměstnavatel rozhodne monitorovat služební vozidla pomocí GPS, dopadnou na něj i další povinnosti správce osobních údajů.

První povinností zaměstnavatele bude vést záznam o činnosti zpracování podle čl. 30 GDPR, resp. do stávajících záznamů doplnit i tento účel zpracování a další náležitosti se zpracováním spojené.

V případě, že zaměstnavatel zapojí do zpracování osobních údajů zpracovatele, např. provozovatele monitorovacího nástroje, bude s ním muset uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 GDPR. Tady je nutné upozornit na nutnost správného vyhodnocení vztahu s případným dodavatelem hardwarového či softwarového řešení. Samotný pronájem zařízení a příslušného softwaru ještě nutně nemusí znamenat, že dodavatel je v postavení zpracovatele osobních údajů.

Zaměstnavatel rovněž musí získaná data řádně zabezpečit. S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, bude muset zaměstnavatel zvolit vhodná organizační a technická opatření. Jejich cílem je zabránit zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí získaných dat.

V rámci organizačních opatření by zaměstnavatel měl nastavit jasný a transparentní proces pro přístup k datům získaných monitorováním služebních vozidel. Nahlížení by mělo být povoleno jenom vyhrazenému okruhu osob, z předem jednoznačně stanovených důvodů. Stejně tak i případné další nakládání s daty. Svévolný přístup jiných zaměstnanců k záznamům o pohybu a poloze služebních vozidel mimo stanovený proces může být (v závislosti na podrobnostech situace) považováno za porušení zabezpečení osobních údajů.

Zajímá Vás, jak je to s využitím vozidla pro soukromé účely, či jaké jsou limity sledování služebního vozidla? Celý článek naleznete na gdpr.cz