Ochrana osobních údajů v práci úředníků
- Datum: 31.01.2024
Při činnosti úřadů dochází k masivnímu zpracování osobních údajů. V některých agendách je zpracování osobních dat už rutinou, v jiných se stále opakují podobné chyby.
Zveřejňování údajů na úřední desce
Jednou z nejdiskutovanějších otázek je, jaké informace a údaje mohou (nebo musí) být zveřejňovány na úřední desce.
Aby obec mohla posoudit, na jakém právním základě jsou dokumenty, a tedy i osobní údaje, zveřejňovány, musí především rozlišit, zda se jedná o povinné zveřejňování nebo zveřejňování dobrovolné v rámci snahy o co největší transparentnost. A také zda se jedná o zveřejnění vlastní nebo cizích dokumentů.
Povinné zveřejňování vlastních dokumentů
Jednou ze situací, kdy obec povinně zveřejňuje vlastní dokumenty, je případ, kdy to po ní výslovně vyžaduje právní předpis. Takový právní předpis může definovat také způsob zveřejnění a způsob ochrany osobních údajů. V takovém případě se jedná o zvláštní právní úpravu, která má přednost před obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), a obec postupuje podle toho zvláštního předpisu. Příkladem může být ustanovení § 8 odst. 2 zákona o integrované prevenci.
Právní předpis také, a to je obvyklejší, může obsahovat požadavek na zveřejnění informace, aniž by stanovil přesný postup a rozsah zveřejňovaných údajů. V takovém případě je nezbytné respektovat pravidla vyplývající z GDPR a zveřejňované osobní údajů minimalizovat.
Smyslem uveřejňování dokumentů obvykle není informovat o osobách, kterých se projednávaná věc může týkat, ale poskytnout informace o činnosti a záměrech obce, tzn. o projednávané věci.
Doručování veřejnou vyhláškou
Druhým typem nezbytného zveřejnění vlastního dokumentu je doručování veřejnou vyhláškou. Doručování veřejnou vyhláškou ve smyslu § 25 správního řádu lze provést dvěma způsoby:
- Vyvěšením písemnosti, tzn. úplného znění písemnosti
- Oznámením o možnosti převzít písemnost
Správní řád nestanoví konkrétní kritéria pro volbu daného způsobu doručení. Správní orgán musí při plnění povinnosti vyvěsit písemnost nebo oznámení zvážit okolnosti konkrétního případu a obsah doručované písemnosti.
Samotné posouzení, zda na úřední desce bude vyvěšena předmětná písemnost v úplném znění či jen oznámení o možnosti tuto písemnost převzít, je plněním povinnosti správce osobních údajů (zde úřadu / orgánu vyvěšujícího listinu / informaci) podle základních zásad zpracování osobních údajů dle čl. 5 odst. 1 GDPR.
Nepovinné zveřejňování vlastních dokumentů
Jedná se o případy, kdy obec v rámci transparentnosti a snahy informovat o dění v obci zveřejňuje různé druhy oznámení. Typicky se jedná o informace o společenském, kulturním a sportovním životě obce, oznámení o ztrátách a nálezech, zápisy z jednání komisí rady apod. Při zveřejňování je vždy třeba důsledně rozlišovat, jaké typy osobních údajů jsou ve zveřejňovaném dokumentu obsaženy, kterým dotčeným subjektům tyto údaje náleží a zejména zda je dán příslušný právní titul pro zveřejnění údajů.
Pokud jsou součástí zveřejňovaných dokumentů osobní údaje, pak pro každé takové zpracování údajů musí být stanoven účel a zákonný důvod. Pro zveřejňování to obvykle bývá souhlas, pro zveřejňování např. zápisů z jednání komise tzv. veřejný zájem (v takovém případě není nutná anonymizace).
Zveřejňování cizích dokumentů
V případě těchto písemností nese odpovědnost za dodržování GDPR a jiných předpisů týkajících se ochrany osobních údajů orgán, který obecnímu úřadu danou písemnost k vyvěšení zaslal. Obecní úřad nemůže obsah této písemnosti měnit nebo do ní jakkoliv zasahovat. Je povinen ji v plném rozsahu zveřejnit na své úřední desce. Nejčastěji takové dokumenty zasílají soudní exekutoři.
Předtím je nutné ověřit, zda existuje jednoznačná povinnost obce doručený dokument na úřední desce skutečně vyvěsit, např. podle občanského soudního řádu, zákona o správě daní a poplatků apod. Opatrnost je na místě například u listin zaslaných exekutorem, jelikož ne pro každou takovou písemnost stanovuje zákon o obcích, exekuční řád, občanský soudní řád či jiný právní předpis obci povinnost zveřejnění na úřední desce.
Z technického hlediska je nutno zvolit takový formát, který není dále upravovatelný. Při vyvěšování je nezbytné materiály pojmenovat konkrétním a nezaměnitelným způsobem.
