Řízení projektů s PRINCE2 i MSP

Pro programové řízení a co je vlastně MSP?

MSP je zkratka Managing Successful Programmes. Jde o best practice metodiku a dnes již standard pro řízení několika projektů, které mají stejný strategický cíl. 

Tato manažerská disciplína se často označuje také jako programme management, programové řízení atd. Na kurzech i projektech často řešíme otázku, zda má pro organizaci MSP smysl, když už řídí projekty podle PRINCE2. 

Eduard Pitka (MSP Approved Trainer) nám vysvětlí proč je důležité využívat obě metodiky a jak s pomocí MSP získat z projektů maximum.

Program vs. Project Management

V projektech řízených metodikou PRINCE2 má již od začátku poměrně jasnou představu o cílech projektu, co je předmětem Business Case. Projekt startujete s jasným mandátem a propracovaným řídícím dokumentem Project Brief.

Projekt představuje jakýsi taktický plán, který řídí projektový manažer v celém životním cyklu projektu co nejkratší cestou z místa A, do místa B. To znamená, že již předem víte, co je to bod B. Jak vypadá a co musíte udělat proto, abyste tohoto cíle dosáhli.

Každý, kdo již nějaký projekt řídil potvrdí, že tento stav představuje ideální start-up projektu. V drtivé většině situací zainteresované strany nedokáží odhadnout, či předpovědět jaké všechny dopady projek má. Tzn. co se musí změnit, jaký mandát budete potřebovat atd. Přesně na tyto situace je MSP.

Kolik z vás je schopných detailně připravit strategický projekt, jako např.:

• Poskytování špičkových služeb pro zákazníky
• Upgrade na rychlejší technologie internetového připojení
• Motivace zaměstnanců ke zvýšení zákaznické spokojenosti

Jde o výzvy, kterým čelí většina organizací. Ale z tohoto zadání není hned jasné, jaké projekty musíme realizovat, jaké jsou požadované výsledky. Cesta z bodu A do bodu B může vypadat pouze jako několik jednoduchých kroků, ale potřeba realizovat další / dílčí projekty nastane až v rámci projektu. 

MSP vám v těchto situacích pomůže vybudouvat RoadMapu. Ta vás provede transformací ze strategickéch plánu přes projekty do stavu, kdy se požadované cíle změní v budoucí realitu. Rozhodování v rámci projektu bude řízeno přes strategické cíle, nikoliv nekoncepční projektové adhoc aktivity.

MSP překlenuje mezeru mezi strategickým cílem a projekty tím, že definuje:

• Benefity, kterých musí organizace dosáhnout, aby splnila vize a cíle
• Nové funkce, které budou realizovány a implementovány pomocí dílčích projektů
• Organizace, které mají zavedené MSP dávají stejnou váhu operativnímu i programovému řízení, čímž dochází k plynulé transformaci, bez vedlejších následků.

Dalším důvod proč zvážit nasazení MSP se týká komplexních projektů. S pomocí PRINCE2 odřídíte vždy pouze 1 projekt = 1 Business Case. MSP bude realizovat paralelně několik projektů zároveň. Každý z projektů tak bude v jiné fázi, podle priorit stanovených programovým manažerem.

Programový manažer si tak ušetří i spoustu času, protože namísto separátního řízení samostatných Business Case projektů, budete pracovat s jedním, který bude zahrnovat celou skupinu projektů. 

To může být nakonec hlavní důvod pro zapojení MSP do organizace: zastavíte plýtvání zbytečného úsilí na projektech tím, že se navzájem nepodporují, nebo si dokonce konkurují (častý korporátní problém). Příjemný bonus je upřednostňování těch aktivit, které jsou v souladu a mají “vyšší princip”.

MSP dobře navazuje na pipeline management ...!

Udržíte životaschopné zdroje v projektu a zajistíte jejich nejefektivnější využití na různé etapy. To vám pomůže rovnoměrně rozložit objem a tok práce i v situaci, kdy některé projekty jsou zpožděné, či zrušené. Maximalizace efektivního využití investic a jiných zdrojů v projektu je pro mnoho organizací ten nejsilnějšíé důvod, pro MSP.

MSP vám pomůže definovat, spravovat a dosáhnout požadovaných benefitů, bez negativních důsledků. MSP podporuje cross funkční aktivity, což nutí organizaci i programového managementu optimálně využít projekty a jejich zdroje.

MSP a PRINCE2 společně tvoří synergii

A to mezi managementem organizace a změnami realizovanými přes projekty. Adaptace MSP do projektového řízení PRINCE2 umožňuje organizacím

• Ujistit se, že plánované změny jsou životaschopné a prospěšné
• Pochopit, co všechno znamená realizovace požadovaných benefitů
• Realizovat ideální mix projektů, který ve správné kombinaci přinese požadované výhody

Top Management získá jasnou vizi pro to, jak by měla organnizace v budoucnu po realizovaných projektech / programech vypadat. Vrcholový management obvykle nebývá tím nejlepším místem, kde lze definovat co znamenají požadované změny. MSP programme management tak může být vhodný bod mezi vizí, očekáváním a projekty.

Takže stále chcete být ve světě, který je postaven na reportování, maximalizací efektivity, řízením corporate governance a pod neustálou palbou projektů bez programového řízení MSP^® ...?