P3O^® vám pomůže řídit projektovou kancelář

Jaký je účel projektové kanceláře?

Řada organizací již využívá PMO (Project Management Office, projektová kancelář). PMO se využívá ve všech odvětvích a pomáhá realizovat velké i malé projekty, řídit změny, rozvíjet služby a další manažerské aktivity. O budování projektové kanceláře jsme již psali zde.

Úkolem dobře fungující projektové kanceláře je zajistit očekávané přínosy projektu a prokázat tak přidanou hodnotu své existence.

Organizace, které realizují projekty a programy často řeší v průběhu projektu řadu problémů. Jakmile něco nefunguje, nebo nesplňuje očekávání, ozve se vrcholový, či senior management a vy jste konfrontováni s řadou otázek, které mají společný jmenovatel:

Jste si jisti, že děláme správné projekty?

Odpověď na tuto otázku je v implementaci pravidel pro výběr správných hodnotících kritérií a stanovení priorit, které určují přínosy projektu s ohledem na strategické cíle společnosti.

V průběhu projektu se může stát, že je třeba celý záměr změnit, nebo dokonce zastavit. Je proto nutné mít i pravidla pro ověřování platnosti projektových záměrů (Business Case). To skvěle popisuje projektová metodika PRINCE2^®. Mimochodem tato certifikace patří do nejžádanějších a nejlépe placených kvalifikací.

Jste si jisti, že všechny projekty realizujeme efektivně?

Zde se doporučuje implementovat “na míru” best-practices metodiky PRINCE2^® (projektový management) a MSP^®(programový management). Pokud chcete získat detailní přehled, doporučujeme zvolit nejvhodnější formu dohledu. Např. audit projektu (Project Health Check, nebo P3M3 Assesment.)

Jste si jisti, že projekty realizujete správným způsobem / ve správném pořadí?

Možná děláme věci správně, ale děláme současně správné věci? Naplňují všechny projekty, programy a další aktivity, které schvaluji očekávání z pohledu zvýšení efektivity, snížení nákladů, získání konkurenční výhody a dalších benefitů?

Odpověď na tyto otázky vám pomůže MoP (Management of Portfolio). Pomáhá udávat projektům správné priority, efektivně rozdělovat zdroje a zlepšovat návratnost investice (ROI).

Aktvity, na které projektová kancelář nestačí

Jsou tu ale velká omezení. Projektová kancelář má ze seniorního managementu předem definované priority a jejím účelem je realizace konkrétního projektu za předem stanovených podmínek: měřitelných parametrů projektu. Dříve stačili 3 parametry.

Nyní jde většinou o 6 měřitelných parametrů projektu (viz metodika PRINCE2^®): 1) termín, 2) náklady, 3) kvalita, 4) rozsah, 5) rizika a 6) přínosy. Nic víc, nic míň. A to je ten problém. Projektová kancelář nemá kompetence řídit a rozhodovat vše.

Problém, který stojí za selháním 76% všech projektů

Je nedostatečná podpora seniorního managementu, nevhodné řízení rizik, špatná komunikace, pozdní reakce na změnové, či nové požadavky. To jsou nejčastější příčiny problémů, které v důsledku znamenají:

• zvýšení nákladů projektu
• kvalita zůstává za očekáváním
• projekt nesplňuje očekávané přínosy
• rizika ohrožující samotnou existenci projektu
• zpožděné dodání výstupů (produktů, či služeb)
• nedostatečný, či zbytečně předimenzovaný rozsah projektu

Řešením je P3O (Project Programme Portfolio Office)

Projekt je unikátní činnost, která má jasně definovaný cíl, začátek a konec. S řízením projektů vám pomůže nejpopulárnější projektová metodika PRINCE2^® (PRoject IN Controlled Environment).

Jakmile se dostanete ke komplexnějšímu projektu, tzn. musíte jej rozdělit do 2 a více samostatných projektů, jde o programové řízení - Managing Successful Programmes (MSP).

A pak tu máme otázku, kdo bude udávat projektům správné priority, efektivně rozdělovat zdroje a zlepšovat návratnost investice ROI? O to se stará Management of Portfolio (MoP).

Otázkou rizik v projektu, ale také v ostatních činnostech organizace se zabývá Managment or Risk (M_o_R). Metodika pro řízení rizik (nejenom) v projektech.

Pro všechny tyto vrstvy existují metodiky, které vám pomohou s řízením od vrcholového managementu, přes senior management až po projekté týmy, resp. manažery. Hierarchie metodik tedy vypadá takto:

• MoP - Management of Portfolio
• MSP - Managing Successful Programmes
• PRINCE2 - PRoject IN Controlled Environment

Project Program Portfolio kancelář

V každé vrstvě máte zodpovědného manažera, nebo celý tým, resp. kancelář pro řízení projektů, programů, nebo portfolia. Nicméně každá vrstva zodpovídá sama za sebe, ale kdo řídí tyto činnosti jako celek? Kdy projektová kancelář není PMO? Když jde o P3O! 

High-level funkce a služby modelu P3O:

Project Management Office je v organizacích obecně a chybně rozšířená terminologie pro všechny aktivity, které jsou zaměřené na řízené projektu, programu nebo portfolia. P3O je zkratkou pro Project, Programme and Portfolio Office.

Jde o komplexní metodiku, která obsahuje řadu principů, procesů a technik pro usnadnění řízení projektů, programů a portfolií. Ta obsahuje integrovaný metodický model (framework) všech "projektových kanceláří" v organizaci.

Zatímco různé společnosti mohou mít různé projektové kanceláře, které úspěšně řeší různé projekty, bez integrovaného frameworku P3O bude obtížné, ne-li nemožné dosáhnout efektivního managementu portfolia, programů a projektů.

P3O jaké v každé organizaci komunikační most mezi službami projektové kanceláře a strategickým řízením. Z metodického pohledu jde o centrální zdroj informací a podkladů pro manažerské i strategické rozhodování.

Řízení projektové, programové, portfolio kanceláře

Způsob fungování a řízení organizací není statický. Mění se v čase na základě zkušeností, měnícího se konurenčního prostředí, nebo stanovených cílů od vedoucího managementu. Pro vás na pozicích projektů, programů a portfolia to znamená, že se budou měnit i výzvy a problémy, které budete řešit. To může ve výsledku znamenat zastavení některých projektů, nebo zahájení zcela nových. 

P3O obsahuje "Best-Practices" příklady nejlepší osvědčené praxe. Metodika je přitom technologicky i oborově neutrální. Lze ji využít na velké i malé organizace. P3O je navíc plně kompativilní s PRINCE2, MSP, MoP. Pomůže vám tak efektivně pracovat na problémech a jejich řešení, které bude zohledňovat strategické požadavky, vyspělost organizace a další faktory, které ovlivňují přidanou hodnotu.

V jednoduchosti je síla. A právě to je účelem P3O (Portfolio, Programme & Project Offices). Tento framework vám dodá všeobecně použitelné metodické postupy, které manažerům a jejich organizacím umožní vytvářet, rozvíjet a udržovat efektivní hierarchické struktury pro podporu řízení PRINCE2 projektů, MSP programů a MoP portfolia.

P3O^® kurzy a certifikace >