Implementace whistleblowingových systémů: Výzvy a praktické zkušenosti

Whistleblowing, neboli proces oznamování neetického nebo nezákonného jednání v organizaci, se stává stále důležitějším nástrojem pro udržení korporátní integrity a zákonnosti. Tento mechanismus umožňuje zaměstnancům upozornit na interní problémy bez obav z odplaty, a tím přispět k celkovému zlepšení pracovního prostředí a podnikové kultury. A také upozornit organizaci na problémy dříve, než se o ně začnou zajímat úřady či média.

Časté chyby whistleblowing systémů

Whistleblowing je často mylně chápán pouze jako akt "donášení", avšak ve skutečnosti představuje zásadní nástroj pro ochranu zájmů společnosti a veřejnosti. Ve světle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, je jasné, že práva a povinnosti spojené s whistleblowingem jsou pevně zakotvena v legislativě, což zvyšuje ochranu pro oznamovatele. Platí to pro oznamovatele v dobré víře, protože zneužití možnosti podat oznámení zákon umožňuje postihnout pokutou.

V praxi však mnoho organizací stále čelí výzvě, jak whistleblowing implementovat opravdu efektivně. 

Compliance audity, na kterých jsem se podílel, ukazují několik typických chyb. Které to jsou?

• Formalistické mechanismy oznamování

• Informace zaměstnancům předávány pouze prostřednictvím e-mailů nebo newsletterů

• Vnitřní předpisy nereflektují podmínky v dané organizaci

• Whistleblowing officer (příslušná osoba) nemá dostatečné pravomoci

• Pokud organizace využívá služeb externí firmy jako příslušné osoby,zaměstnanci mnohdy nemají povědomí o oznamovacích kanálech (e-mail, telefon, adresa), které by mohly využít pro whistleblowing oznámení.

Význam osobního přístupu a školení

Zásadním zjištěním je, že v organizacích, kde byli zaměstnanci důkladně a osobně proškoleni externím specialistou, došlo k mnohem lepšímu přijetí a pochopení problematiky whistleblowingu. Interaktivní diskuse a praktické příklady zaměstnancům umožnily si lépe osvojit potřebné informace a pochopit prospěšnost whistleblowingových procesů pro organizaci i pro ně samotné.

Osobní školení také výrazně pomáhá v budování důvěry mezi zaměstnanci a managementem. Zaměstnanci jsou detailně informováni o svých právech a povinnostech, což zahrnuje důležité aspekty jako anonymita, pokud organizace anonymní oznámení umožňuje, ochrana před odvetou, a konkrétní kroky pro podávání důvěrných oznámení.

Strategický význam whistleblowingu pro management

Díky efektivně zavedenému whistleblowing programu management získává lepší povědomí o důležitosti a prospěšnosti těchto mechanismů. Využití interního oznamovacího kanálu umožňuje organizaci nejen rychle a efektivně reagovat na interní podněty, ale poskytuje také strategické informace, které mohou předcházet vážnějším problémům.

Interní oznamovací kanály slouží nejen k odhalení konkrétních pochybení, trestných činů či přestupků, ale také jako preventivní nástroj pro identifikaci rizik a potenciálních zlepšení v oblastech jako jsou finanční řízení, bezpečnost práce, ochrana osobních údajů a další. Funkční whistleblowing systém je také nezbytnou podmínkou pro případné vyvinění z trestněprávní nebo přestupkové odpovědnosti.

Whistleblowing jako podmínka zdravého fungování firem i úřadů

Implementace efektivního whistleblowingového programu je klíčová pro zdravý rozvoj každé organizace. Přístup, který zdůrazňuje důkladné proškolení, řešení přizpůsobené podmínkám a procesům organizace a aktivní komunikaci se zaměstnanci, vede ke kultuře otevřenosti a transparentnosti. To nejen že posiluje interní kontrolní mechanismy, ale také vytváří prostředí, kde se zaměstnanci cítí bezpečně a jsou ochotni podílet se na zlepšování praxe ve společnosti.

Článek byl převzat z domény gdpr.cz.