Problémy (nejen) projektového řízení

Časté dilema projektových manažerů: jak by mělo vlastně fungovat prostředí pro efektivní řízení portfolií, programů a projektů? Odpověď najdeme, pokud si položíme tuto otázku správně: 

"Co charakterizuje dobrý
Portfolio, Programme and Project Office
(P3O) model?"

Sdílejte informace v rámci P3O

P3O je zkratka pro metodiku řízení projektů, programů a portfolia (Portfolio, Programme and Project Offices). Je naprosto klíčové, abyste vytvořili takovou P3O kancelář, které podporuje sdílení informací, znalostí a zkušeností. Zkušenosti a poučení z uskutečněných opatření, v rámci klíčových rozhodnutí, při využívání různých technologií jsou cenné i pro ostatní projekty, programy ale také pro standardní chod organizace (B.A.U. - Business as usual). To je podmíněno efektivním "zachytáváním" informací a zajištěním toho, aby se jednalo pouze o relevantní informace.

Tento přístup se však neobejde bez spolupráce se sponzory / vedoucími projektů a programů. Jejich zapojení je klíčové již od počátku tak, abyste mohli využívat minulé „lessons“ ale také předávat své zkušenosti ostatním.

Úvod do P3O >

Zaměřte se spíše na učení než na vinu

P3Os kanceláře poskytují proaktivní služby, které napomáhají rozvoji a neustálému zlepšování programů a projektů. P3O ale také napomáhá růstu komunit projektových a programových manažerů. Spíše než mechanicky analyzovat selhání a odhalovat důkazy a příčiny P3O podporuje kontinuální učení a využívání nezdarů pro další zlepšování. 

Důraz je zde kladen na neustálé zlepšování vyspělosti portfolio, programového a projektového managementu, ale také na předávání konkrétních zkušeností. A to zejména v úvodních fázích životního cyklu projektů a programů, kdy mohou předchozí zkušenosti pomoci nejvíce.

Myslete na přidanou hodnotu u všech aktivit

P3O model přináší přidanou hodnotu pro všechny změnové aktivity (projekty a programy), ale i pro portfolio jako celek. Předpokládá proaktivní přístup, který zvyšuje přidanou hodnotu při klíčových rozhodováních. Prioritou není pouhý návrh variant, ale návrh a identifikaci variant, které přinesou vyšší přínosy.

Přístup založený na vyšší přidané hodnotě vyžaduje komunikaci mezi programy a projekty a usnadňuje zapojení dalších zúčastněných stran. P3O zlepšuje koordinaci vzájemně propojených rozhodnutí o portfoliích, programech a projektech. K tomu P3O napomáhá vytvořením prostředí s jasnou strukturou, jasnými pravidly a strategickými cíli.

Inovujte. A naučte se říkat ne. Jako Steve.

„Jsem pyšný na hodně věcí, které jsme neudělali, stejně jako na ty, které jsme vytvořili. Inovace znamená říci „ne“ tisícovkám věcí." Tento výrok pronesl génius Steve Jobs, když se vrátil zpět do Applu, tedy v roce 1997. Firma se předtím na trhu hledala, neúspěch střídal neúspěch v důsledku toho, že vyráběla kde co. Kromě počítačů i periferie, jako tiskárny, ale extrém jsou např. Apple tenisky. Steve portfolio ořezal na 3-4 klíčové produkty, které pomohou firmě přežít a dostat se zpět na vrchol.

Zapamatujte si, že inovace obecně znamená změnu nebo vytváření efektivnějších procesů, produktů a nápadů. Pro P3O to znamená implementovat nové nápady, vytvářet dynamické výstupy nebo zlepšovat stávající služby. Míra inovací na úrovni organizace se tudíž týká úspěšné realizace programů a projektů.

Při úspěšné řízení změn je třeba každý projekt či program sledovat z několika úhlů jako např. finance, efektivita inovačního procesu, motivace zaměstnanců a přínosy pro zákazníky. P3O umožňuje top manažerům rychlý přístup ke klíčovým informacím pro efektivní podporu projektům a programům a také pro strategická rozhodnutí.

Orientujete se na služby?

P3O považuje službu zákazníkům za jeden ze základních kamenů při dodávání a ochraně investic do programů a projektů. U každé změnové aktivity je třeba zachovat dobrý poměr mezi cenou, souladem se strategií organizace a výslednými měřitelnými přínosy. Čím více jsou programy a projekty závislé na poradenských službách, tím více je důležité, aby P3O „kancelář“ průběžně identifikovala a zlepšovala své nabídky podpůrných a expertních služeb a procesů.

Buďte proaktivní analytik, než pouhý sběrač dat

Neřešte zbytečné detaily. Pro vytvoření úspěšného prostředí a správné kultury je nutné se více zaměřit na principy efektivní komunikace, než na detailní komunikační kroky. P3O pomáhá při nastavení účinné komunikace s cílem u projektů a programů správně nastavovat pravidla. Ale stejně užitečná je tato metodika v momentě, kdy potřebujete efektivní získání relevantních informací například v případě klíčových rozhodnutí (rozhodování na konci etapy, transformace změn do B.A.U.).

Zatímco reaktivní analytika může pomoci pochopit, co se stalo v konkrétní situaci proaktivní analýza umožňuje P3O nabídnout podporu, která může zlepšit úspěch programu a projektu.  Místo toho, aby byly problémy řešeny v době, kdy nastanou, mohou projekty a programy přijmout opatření pomocí kterých se hrozbám vyhnou nebo sníží dopad. Tato metoda by měla být standardním přístupem při shromažďování informací a následném rozhodování.

Pragmatický přístup a flexibilita tam, kde je to vhodné

Pro vytváření nových byznys příležitostí a pro zachování stávajících hodnot organizace hraje klíčovou roli top management organizace. Na jejich bedrech je povinnost vytvářet prostředí s dostatečnou mírou flexibility a agility ale současně při zachování potřebné stability.

P3O může podporovat jeden program nebo celou řadu programů a projektů. Detailní podoba a velikost P3O kanceláře musí vycházet z mnoha faktorů mimo jiné např. vyspělost v projektovém/programovém managementu a dále např. na vizi P3O a také na byznys prostředí organizace. Neexistuje 1 verze pro všechny, ale každý si s pomocí P3O může nakonfigurovat vlastní systém řízení projektů, programů a portfolia.

Spíše pomáhejte, na direktivní řízení zapomeňte

V prostředí rychlých změn nikdy nemá jedna osoba kompletní znalost všeho. Doby Ferdy mravence jsou pryč. Studie navíc jasně ukazují na fakt, že velitelský „command and control“ styl je za těchto podmínek neúčinný. P3O napomáhá využívání efektivního systému „řízení na základě výjimky“ či principu. Jde o to, aby vaši lidé na frontové linii měli přístup k přesným a aktuálním informacím, na základě kterých se budou dále rozhodovat ve váš prospěch. Dobře fungující P3O kancelář doslova vytváří prostředí, které flexibilně reaguje na interní a externí změny. Vaše organizace bude žít s razantně menší byrokracií.

Nastavte si řízení na základě cílů

Řízení na základě cílů tedy „managing by objectives“ má za cíl zlepšit výkonnost organizace tím, že jasně definuje cíle, které shodně sdílí management společnosti a také management projektů a programů. Možnost účasti při stanovování cílů a plánů rozvoje a změn zajišťuje lepší angažovanost zaměstnanců, jakožto i soulad se strategickými cíli celé organizace.

Při přechodu na „řízení na základě cílů“ musí organizace sledovat řadu výkonnostních metrik navržených tak, aby pomáhali projektům a programům směřovat ke vzájemně dohodnutým cílům.

Mějte víru v neustálé zlepšování prostřednictvím zažitých zkušeností

Efektivní změny organizace „change the business“ jsou stejně důležité, jako standardní provoz organizace (B.A.U. nebo také „run the business“). Efektivní organizace využívají „best-practices“ přístupy pro projektový a programový management k tomu, aby realizace změn probíhala v rámci finančních a strategických cílů. P3O považuje proces zlepšování za kontinuální s cílem neustálého zlepšování výrobků, služeb nebo procesů. 

Stručně řečeno, je důležité porozumět organizační kultuře, do které budete model P3O přinášet, a přizpůsobit přístup a komunikaci tak, aby odpovídaly organizaci. Organizace si uvědomují, že dobrý management programů a projektů se nestává izolovaně bez zapojení P3O kanceláří, které poskytují rozhodovací a podpůrný model pro všechny byznys změny v rámci organizace.

Kde a jak začít?

Pokud patříte do skupiny manažerů na úrovní projektů, programů, či portfolia, které tyto vlastnosti P3O zaujali, ale chcete rychlý briefing od zkušeného P3O konzultanta, pak určitě stojí za investici tento 1/2 denní manažerský úvod P3O Intro™ viz.: https://www.tx.cz/p3o