Manažeři projektů: vy ještě neděláte Business analýzu?

Business analýza a projektová metodika jsou 2 strany jedné mince.

Turbulence neustálých změn se zvyšuje stejně rychle jako nejistota ve všech manažerských odvětvích. Ať už za tím stojí digitální transformace, tlak na agilitu v projektech, nebo „new-normal“. Postupně si zvykáme, že co bylo dřív abnormální a nepředstavitelné se dnes stává samozřejmostí. 

Manažeři hledají možnosti, jak si vytvořit nové / lepší návyky strategického plánování a řízení (benefitů, rizik, dodávek). Snahou je udržet si konkurenceschopnost, a právě Business Analýza (BA) jedním z pilířů, jak vypilovat projekty k dokonalosti.

A proč vymýšlet vymyšlené. Jednoznačně nejvyspělejší metodika existuje a najdete ji jako Business Analysis Body of Knowledge (BABOK). Její využití je navíc bezplatné, takže jediná investice je do znalostí, resp.:

BABOK školení 

• BABOK Intro: úvod do 6 principů z BABOK Guide
• BABOK certifikace v úrovni Foundation a Practitioner
• Business Analysis Body of Knowledge je nejrozšířenější metodika

BABOK a Project Management

Jenže toto rozhodnutí má největší dopad na projektovou kancelář, která je středobodem toho všeho. Řada projektových manažerů šla přes palubu proto, že neustáli tlak a nezvládli obhájit smysl své práce. Od první vlny pandemie to vidíme / slyšíme na kurzech PRINCE2, PMI, nebo Scrum stále častěji.

Nemyslím si, že projektovým manažerům dochází dech, přestože jsou v pasti všudypřítomných škrtů a změn. Za vším je tlak organizací, které chtějí od svých projektových manažerů více, než jen „dobře odřídit projekt“. 

Je hezké mít metodiku řízení projektů, např. PRINCE2. Ale strategická rozhodnutí na základě Business analýz se dělají v předprojektové přípravě a řízení projektu je pak už spíše manažerská práce supervizora. 

Víc, než kdy předtím je nutné projekt obhájit, ocenit a pravidelně reportovat, jak se přibližujeme naplnění indikátorů. To vyžaduje úsilí a snahu učit se novým dovednostem.

Projektový manažeři nedostávají přesné informace. V dnešní dynamické době to ani nemohou po managementu chtít. V ideální podobě by měli být schopni si data o přínosech, dopadech na Business získat, analyzovat a pak obhájit navrhnuté postupy pro řízení projektů, resp. dodávky.

Fakt, že současný stav není optimální, nebo nefunguje je důvodem, proč se stává, že je okolí vnímá projektové manažery jako ty, co slepě doručují dodávky produktů, služeb.

Zda řídit projekt agilně ukáže Agilometr

Vedle klasického projektového přístupu se stále více prosazuje i agilita. Slyšeli jste o pomůcce Agilometr™? Fantastická metodická věc, která vám po zadání klíčových dat z projektu ukáže, do jaké míry je vhodné jej řídit projekt agilním způsobem a proč. Hodně se jí věnujeme v kurzu PRINCE2^® Agile Practitioner.

Často se totiž projekt řeší automaticky agilně (protože každá spol. chce být alespoň trochu agilní). A jaké překvapení nastane, když si vyhodnotíte na meetingu, že agilní styl projektu nejenomže nevyhovuje, ale dokonce vašemu záměru škodí. 

Nekoukám se na svět černobíle. Nerozděluji tak projekty striktně na „waterfall“ a „Agile“. Já sám jsem fanouškem hybridního přístupu, který kombinuje to nejlepší z obou přístupů. Mnohem lépe tak využijete zdroje, prostředky a plány i techniky k realizaci všech projektových indikátorů.

Jaké schopnosti a dovednosti nejvíce chybí současným projektovým manažerům? Nejlepší investice jak z pohledu znalostí, ale i času a peněz je do kvalitní projektové metodiky. Zde máte na výběr prakticky dvě možnosti, resp. jde o dvě kombinace níže uvedených přístupů:

PRINCE2

• Defacto best seller, jak v tradiční, tak i agilní verzi
• Jednoduchá, srozumitelná a vysoce efektivní metodika
• Obsahuje 7 Principů, 7 Procesů, které si poradí i s velkými projekty

PMI

• Není tak populární, ale stále roste na oblibě
• Standard využívají společnosti z USA, ale stále více i v EU
• Srovnání PMI s konkurencí a zkušenostmi na projektech v tomto článku

Scrum

Přestože Scrum sám o sobě není metodika, tak PMI i PRINCE2 v agilní verzi využívají řadu technik právě ze Scrum. Takže jako optimální je ovládat dokonale Agile, tj. Scrum právě v kombinaci s PMI, nebo ještě lépe PRINCE2.

Business analýza (BA) a projektová metodika jsou 2 strany jedné mince.

Profil ideálního projektového manažera se v čase vyvíjí a druhá nejčastější disciplína, do které je moudré investovat je znalost Business Analysis.

Projektový manažer musí s managementem, nebo top managementem ještě více spolupracovat zejména v přípravné fázi projektu. tato etapa neřeší, zda řídit projekt agilně, nebo tradičně.

Ale snaží se zajistit co nejvíce přínosů a benefitu pro projekt jako takový, tj. dobře zpracovat a obhájit business analýzu.

Business Analytik a jeho role

Na velkých projektech je Business Analytik samostatná role. Obvykle úzce spolupracuje s Projektovým Manažer (PM).

Projektový manažer x Business Analytik

Zatímco PM je „správcem“ projektu, Business Analytik je správcem produktu. Tím se dostává k tomu, že Business Analýza je neméně vhodná také pro Product Owner (role v agilních projektech, např. podle Scrum).

BA jako integrovaná součást řízení projektů

Už nějakou dobu je stále více doménou a neoddělitelnou součástí projektového záměru (např. v metodice PRINCE2^® etapa Business Case). Potřebná je samozřejmě i na další předprojektové aktivity, protože výrazně přispívá ke sladění obchodních cílů a doručování měřitelných benefitů.

BA z pohledu projektů, programů a portfolia (P3O)

Většina práce na Business analýze u velkých projektů vzniká na úrovni porftolia, nebo programů a následně se škáluje do projektů.

U malých projektů většinou vystačíte s business analýzou, kterou vypracuje a obhajuje sám projektový manažer. Nezáleží zde ani tak na velikosti organizace, ale komplexnosti projektu. Takže stejná situace se týká i korporací, které spouští menší projekty. 

BA v agilním prostředí? Na 200%

Potřebuji Business Analýzu v agilních projektech? Rozhodně ano! Nástroje a techniky Business Analýzy se v agilním prostředí využívají velice často.

Agilita si s Business analýzou rozumí velice dobře. Defacto všechny agilní frameworky a přístupy, které slouží k řízení projektů, řízení změn, transformacím, nebo řešení problémů jsou zaměřeny na zákazníka a na produkt. 

Projektový manažer bez znalosti Business Analýzy tak často a zbytečně frustruje sebe i ostatní, protože se dívá na dodávky produktů / služeb projektovou optikou. 

Business Analýza (BA) je v agilním prostředí všudypřítomná. Dokonce jde z principu o zásadně agilnější metodiku v porovnání s řízením projektů. Business Analýzu využijete při vyjednávání, obhajování, dosažení konsenzu, pečlivé analýze. 

Principy a Procesy projektové metodiku oproti tomu následně řeší, jak tyto rozhodnutí odřídit. A zda to bude agilní cestou, nebo tradičním (waterfall) stylem není jasné.

BA dle BABOK v prostředí projektů

Před samotným zahájením projektu je řada činností, které mají vydefinovat a specifikovat business case projektu. A právě tohle je agenda, resp. práce, kterou vás naučí.

Stejně tak pravidelné vyhodnocování projektu, nebo post projektové činnosti, které řada projektových manažerů dělá povrchně, ale jsou přitom důležitou součástí samotného.

Přitom role projektového manažera je stále více s přesahem do předprojektové fáze, kde se řeší smysl, efektivita a přínosy projektu, stejně tak jako post projektové, kde naopak se vyhodnocuje cílový stav a řeší další plány. 

Manažeři, kteří mají přesah do Business analýzy, kterou projektové metodiky řeší víceméně povrchně a např. i projektová metodika PRINCE2, která je oborově neutrální doporučuje pro hlubší Business analýzu využití nějaké profesionální metodiky. 

Z mého pohledu se role business analýzy a projektového řízení stále více prolíná a ti z vás, kdo zvládnou obě disciplíny mají tak na trhu silnější pozici před ostatními. 

Stejně tak pokud chcete váš organizaci transformovat do agilního systému řízení, využijete Business analýzu a 6 principů BABOK v rámci projektů nesčetněkrát a stane se nedílnou součástí vaší profesionální práce.