Nová ISO norma k whistleblowingu aneb jak efektivně zavést whistleblowing proces

Nová ISO norma k whistleblowingu aneb jak efektivně zavést whistleblowing proces 

Český zákon o ochraně oznamovatelů, tzn. whistleblowing zákon, minulá Poslanecká sněmovna nestihla. A nová vláda zatím ještě nezveřejnila plán legislativních prací.  Zákon, který bude do českého práva převádět příslušnou směrnici EU, tak zřejmě bude schválen až později v průběhu tohoto roku.  Lhůtu k transpozici, kterou Evropská unie stanovila do prosince loňského roku, český zákonodárce bohužel nestihl dodržet.

Pozdě provedená transpozice může mít dva důsledky:

• Pokutu uloženou České republice
• Zrychlené projednání whistleblowing zákona a kratší lhůtu na jeho implementaci do praxe

Cíl 1: Společnosti s 25+ zaměstnanců

Cíl 2: Zadavatelé veřejných zakázek (krom malých obcí)

Whistleblowing směrnice a poslední dostupný návrh českého whistleblowing zákona počítají s tím, že by whistleblowing proces měly zavést v zásadě všechny soukromé společnosti s více než 25 zaměstnanci a všichni zadavatelé veřejných zakázek kromě malých obcí.

Mezi hlavní body whistleblowing procesu nepochybně patří

• Ochrana oznamovatelů a dalších osob před odvetnými opatřeními
• Určení zaměstnance, který bude oznámení prošetřovat, a nastavení pravidel pro šetření oznámení a přijímání nápravných opatření
• Zřízení interního oznamovacího kanálu, kterým každý zaměstnanec bude moci oznámit podezření z možného porušení předpisů, a to i anonymně

Konečné znění českého whistleblowing zákona ještě může při projednávání doznat změn, např. úpravy oblastí, pro které bude možné učinit oznámení, upřesnění povinných organizací či zvýšení pokut pro prošetřovatele, oznamovatele i povinné organizace jako takové.

Tato poměrně reálná možnost změny konečného textu zákona spolu s nejistým datem, od kdy bude nový zákon účinný a kolik času budou mít organizace na jeho zavedení, staví povinné organizace do nelehké situace.

Musí se připravovat na zavedení whistleblowing systému, aniž by znaly všechny zákonem požadované náležitosti. A veřejnoprávní subjekty, např. ústřední úřady, samospráva atd., již musí postupovat podle směrnice, která se na ně v důsledku nedodržení transpoziční lhůty přímo vztahuje. 

Pomocí pro zavedení skutečně komplexního a efektivního whistleblowing programu může být nová ISO norma, která byla zveřejněna v červenci loňského roku. Jedná se o ISO 37002:2021 k whistleblowing management systémům. Zavedení procesu odpovídajícího mezinárodním standardům může být rozumným krokem k tomu, jak organizaci připravit na český whistleblowing zákon a zároveň splnit požadavky EU směrnice.

Jaké klíčové prvky ISO 37002 norma obsahuje?

• Obdobně jako u jiných ISO norem z oblasti compliance i tato norma zdůrazňuje důležitost znalosti vlastní organizace, jejích procesů, produktů, organizačního členění i právních a regulatorních povinností. Z této úvodní analýzy pak vyplyne i nezbytný rozsah whistleblowing systému.
• Pro zavedení funkčního whistleblowing systému je nezbytné jeho začlenění do vnitřních procesů, úprava ve vnitřním předpise i jasná vůle vedení whistleblowing proces skutečně nastavit. 
• Výstupem z úvodní analýzy má být i identifikace rizik související se zavedením whistleblowing systému, zejména rizik souvisejících s řádnou funkčností a přiměřeností whistleblowing systému a omezení nežádoucích účinků jeho zavedení. Organizace by měla rovněž naplánovat vhodné kroky k omezení těchto rizik. 
• Aby byl whistleblowing systém skutečně efektivní a pomáhal nejen oznamovatelům, ale i organizaci samotné odhalit případné slabiny v její činnosti, je nutné, aby na něj organizace vyčlenila dostatečné zdroje. Zaměstnanec odpovědný za whistleblowing systém i za prošetřování jednotlivých oznámení k této činnosti musí mít dostatek kapacit, znalostí i podporu od vedení.
• Dalším krokem je nastavení procesu pro příjem oznámení, způsob jejich evidence, pravidel pro komunikaci s oznamovatelem a zejména pravidel a postupů pro prošetřování jednotlivých oznámení. Nedílnou součástí je i nastavení procesu pro spolupráci se všemi relevantními útvary v organizaci a návrh řešení v případě, kdy se podezření z porušení pravidel potvrdí. 
• Jako u dalších obdobných procesů, ať už compliance management systému nebo nastavení pravidel pro zpracování osobních údajů (GDPR), není ani zavedení whistleblowing systému jednorázovou aktivitou. Whistleblowing systém, jeho výkonnost a efektivitu je nutno průběžně hodnotit. Pokud jsou při pravidelném přezkumu zjištěny slabiny či nedostatky whistleblowing systému, je samozřejmě nezbytné systém aktualizovat, doplnit nebo naopak zjednodušit, pokud je některá jeho část zbytečně komplexní. 

Organizace může k zavedení whistleblowing systému přistoupit formálně, jako k další z řady zbytečných regulací, a whistleblowing systém zavést jenom papírově. Kromě toho, že jí za to bude hrozit (několika) milionová pokuta nebo pokuta až do výše 5 % z čistého obratu za poslední ukončené účetní období, také nevyužije možnost se o případném nedostatku ve svých procesech a s tím souvisejícími riziky dozvědět přímo a dříve, než jim u dveří zazvoní kontrola z některého dozorového úřadu. 

Zavedení whistleblowing procesu však lze rovněž uchopit jako další z kontrolních prvků, které rizika, jimž je daná organizace zavedena. A právě k tomuto efektivnímu a chytrému zavedení whistleblowing systému může velmi výrazně přispět i nová ISO norma, ISO 37002:2021.

A pokud tohle know-how chcete získat, nejlepší investice je do vlasního vzdělání, kvalifikace a certifikace:

Whistleblowing Officer