Podnikání na internetu a právo 6: Spolupráce s virtuální asistentkou

Kdo je to virtuální asistentka? 

Obvykle samostatná podnikatelka, která v rámci své činnosti pokrývá širokou škálu činností, jimiž se jiný podnikatel nechce nebo nemůže zabývat, ať už z nedostatku času, specifické odbornosti či řady jiných důvodů. Virtuální asistentka pomůže s řadou úkolů a povinností, od základní administrativy přes zákaznickou komunikaci až po nastavení a správu složitých systémů a procesů pro podporu podnikání na internetu.

Pojďme se na tuto spolupráci mezi virtuální asistentkou a jejím klientem, podnikatelem, podívat očima právníka. Jak takovou spolupráci správně nastavit a právně ošetřit?

Virtuální asistentka?

Jak už bylo zmíněno, je to samostatná podnikatelka, jejíž činnost spočívá v administrativní, technické či marketingové podpoře podnikatelům na internetu, manažerům, majitelům firem nebo třeba i zaneprázdněné advokátce, autorce tohoto článku. Z hlediska „socioekonomického“ (ale neberte mě za slovo, zde vycházím jen z vlastního sledování trendů v podnikání na internetu) to často bývá maminka menších dětí, které tato podnikatelská činnost umožňuje značnou časovou flexibilitu oproti návratu do zaměstnání nebo jiné formy výkonu podnikatelské činnosti.

Nezaměňujme ale virtuální asistentky za nějaké pomocné pozice! Mezi virtuálními asistentkami najdeme jak základní administrativní podporu, kterou lze poskytnout na dálku, tak vysoce specializované odbornice na nejrůznější systémy, vč. e-mailingu, marketingové podpory, často velmi dobře jazykově vybavené apod. 

Smluvní vztah s virtuální asistentkou

Vlastní realizace závazkových vztahů mezi virtuálními asistentkami a jejich klienty se často, jak už ze samotné role virtuální asistentky vyplývá, odehrává na dálku, v online prostředí. A takovým způsobem je i samotná spolupráce domlouvána. Vzhledem k tomu, že se jedná o vztah mezi dvěma samostatnými podnikatelskými subjekty, je zde smluvní volnost skutečně rozsáhlá. Pro smluvní strany je žádoucí určitým způsobem vztah formalizovat a vymezit vzájemná práva a povinnosti nezpochybnitelným způsobem. Ne vždy tomu tak ale v praxi je. V podnikatelských komunitách bývám svědkem více či méně volnějších domluv, občas s nemilými následky vedoucím ke sporům, ať už z důvodů neplnění, prodlení nebo vzniklého dluhu.

Z hlediska práva se jedná o závazkový vztah uzavřený v souladu s  § 1746 odst. 2 občanského zákoníku, tedy o tzv. nepojmenovanou smlouvu. Některé spolupráce mohou mít také charakter smlouvy o dílo.

V praxi se jako nejpraktičtější jeví uzavřít právě nepojmenovanou smlouvu (které pro účely tohoto článku nadále říkejme smlouva o spolupráci). Někdy je taková smlouva realizována jen objednávkami doprovázenými upřesněným v e-mailech, telefonicky či mnohdy jiným způsobem online komunikace (zprávy typu WhatsApp či Messenger). V některých případech, pokud se jedná o specialistku poskytující balíčky služeb či jinak standardizované řešení, dochází k realizaci smluvního vztahu prostřednictvím objednávky podložené obchodními podmínkami.

Z důvodu právní jistoty shledávám více než žádoucí tyto vztahy formalizovat, ať už písemnými smlouvami, které mohou být uzavírány i elektronicky, nebo objednávkou podloženou obchodními podmínkami.

Na co ve smlouvě nezapomenout

Správně vymezený předmět smlouvy dá smluvním stranám jistotu o obsahu vzájemného závazkového vztahu. Smluvní strany si vymezí předmět spolupráce (co bude virtuální asistentka poskytovat) a na druhou stranu otázku odměny za odvedené služby.

Samozřejmě je třeba myslet i na termíny poskytovaného plnění a následky případného prodlení. V tomto ohledu je také praktické nastavit, kdy je v rámci spolupráce možné zadávat úkoly a jaká je lhůta pro jejich splnění.

Vzhledem k často nejasným hranicím poskytovaných služeb je dobré popsat přesně, co je předmětem plnění, a tedy i odpovědností virtuální asistentky. V praxi je stejně důležité a využitelné i negativní vymezení, tedy co již předmětem plnění podle smlouvy nebude. Vídám časté problémy nejasně nastavených povinností ústící v nepřiměřená očekávání nebo i nadměrné zatěžování druhé smluvní strany a vyžadování poskytnutí plnění v nereálném či nevhodném čase.

Z hlediska úhrady odměny je z pohledu virtuální asistentky vhodné zamyslet se nad způsobem úhrady. V praxi je obvyklá fakturace zpětně za odvedené služby. V případě opakovaných spoluprací s potřebou zajištění úhrady se také využívá možnost různých „balíčků“ či „předplatného“, kdy je za služby hrazeno předem oproti rezervaci času virtuální asistentky na určité období dopředu (obvykle to bývá v řádu hodin týdně či měsíčně).

Ve smlouvě je také vhodné upravit případnou exkluzivitu smluvního vztahu. Platí to typicky ve vztahu ke konkurenčním podnikatelům, neboť virtuální asistentky mají mnohdy přístup k cenným informacím či know-how podnikatele a přímá spolupráce s konkurenčním subjektem může být v danou chvíli nežádoucí.

Mlčenlivost

Za zcela zásadní považuji ochranu důvěrnosti informací ve vztazích mezi virtuálními asistentkami a jejich klienty. Virtuální asistentky mívají často přístup k informacím, které nejsou běžně známé a přístupné a bývají také obchodním tajemstvím daného podnikatele.

Je tedy namístě ve smlouvě ošetřit i požadavky na mlčenlivost a ochranu důvěrných informací získaných v průběhu spolupráce.

Dále je potřeba pamatovat na ochranu přístupových údajů. V rámci některých spoluprací dochází ke svěřování přístupů k datovým schránkám, bankovním účtům, účtům na sociálních sítích, přístupy do software, databází a podobně. Je tedy třeba i smluvně podchytit ochranu těchto svěřených údajů a na straně virtuální asistentky je na místě převzít závazek k jejich ochraně.

Ochrana osobních údajů

V neposlední řadě zmiňme smluvní zajištění ochrany osobních údajů. Podle předmětu spolupráce může na straně virtuální asistentky docházet ke zpracování osobních údajů. V takovém případě je klient v pozici správce osobních údajů a virtuální asistentka zpracovatelem. Správce, tedy klient, je povinen zajistit, že ke zpracování osobních údajů dochází v souladu s právními předpisy, zejména s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

Tato oblast bývá ve vztazích virtuálních asistentek a jejich klientů často opomíjena, přestože ke zpracování osobních údajů dochází. Typicky se jedná o správu klientských databází, zajištění e-mailingu (práce s e-mailovou databází pro zasílání obchodních sdělení) a podobně. Správce odpovídá za dodržování povinností kladených mu právními předpisy ve věci ochrany osobních údajů. V případě, kdy ke zpracování osobních údajů využívá služeb zpracovatele, je povinen zajistit, že daný zpracovatel poskytuje dostatečné záruky pro zpracování osobních údajů v souladu s GDPR. Smlouva by proto měla obsahovat i oblast ochrany osobních údajů. Klient jako správce a virtuální asistentka jako zpracovatel jsou v takovém případě povinni uzavřít  smlouvu o zpracování osobních údajů splňující náležitosti dle GDPR. 

Dobrá smlouva dělá přátele

Dohoda spolupráce mezi podnikatelem a virtuální asistentkou se může zdát snadná. Domluva plnění, domluva odměny a je to. Je ale nutné pamatovat, že jedná se o plnohodnotný závazkový vztah s řadou možných problematických situací. Platí to jak v oblasti soukromé práva (objednávky, kvalita plnění, čas dodání, placení, mlčenlivosti), tak i v oblasti veřejnoprávní (ochrana osobních údajů).  Proto je vhodné vzájemná práva a povinnosti upravit písemně a pamatovat na další souvislosti, kterými je třeba právě ochrana důvěrnosti informací a případně i dopady do oblasti ochrany osobních údajů.

Článek byl publikován také na GDPR.cz