V čem se liší projekty od programů?

Většina manažerů stále nerozlišuje projekty od programů. Nedokáží tak správně vyhodnotit, který přístup je vhodnější pro plánování a realizaci strategických změn.

První krok

Na počátku je klíčové ujasnit si, zda tyto aktivity budete řídit jako program, nebo projekt. Vaše rozhodnutí ovlivní to, do jaké míry bude řízení změn efektivní, jaké pravomoci pro rozhodování a zodpovědnost poskytnete členům v týmu.

Nesprávné rozhodnutí a nedostatek jasně definovaných rolí (odpovědnosti) je jedním z hlavních důvodů, proč projekty / programy selhávají. Některé organizace tak zvolí nejhorší možný způsob řízení “pojďme se sejít a nějak domluvit”.

Project vs. Program

Potřebujete řídit jen výstupy a schopnosti, nebo i výsledky a přínosy?

• Outputs/Výstupy. Resp. fyzické entity, které dodáváme
• Benefits/Výhody. Měřitelné zlepšení na základě přezkoumání oproti výchozímu stavu
• Capability/Schopnosti. Proškolení zainteresovaných stran “jak správně využívat výstupy”
• Outcomes/Výsledky. Pokud začnou uživatelé využívat výstupy jako BAU (součást své běžné činnosti, Business as Usual)

Programové řízení ( MSP ) pokrývá dodávku všech výše uvedených oblastí, zatímco principy řízení projektů pokrývají pouze dodání Outputs a Capabilities. Právě proto je důležité, aby veškeré realizované změny bez ohledu na velikost a průmysl dodržovaly zásady řízení programu. V současnosti se většina organizací zaměřuje spíše na poskytování výstupů a schopností, než na výsledky a přezkoumání souvisejích Benefitů.

Přestože by Principy programového řízení měly platit vždy, klíčovou otázkou pro organizaci je vždy zda změny řídit jako program, nebo projekt. Pokud lze změnu realizovat za pomocí jediného projektu, vystačíme si s projektovou metodikou PRINCE2. Pokud ale měny mají za důsledek realizaci více projektů, je vhodnější je realizovat jako program.

Nejčastější chyby a problémy

Některé organizace stále neuplatňují systémový přístup k řízení změn. Další nerozlišují mezi řízením programů a projektů. V důsledku toho narůstá v průběhu realizace dezinformovanost, požadavky se složitě vynucují, nesourodé procesy, postupy a šablony způsobují zmatek. Tím narůstá nedůvěra celého týmu v úspěšnou realizaci.

Management organizace by měl převzít zodpovědnost za organizační metodiku řízení a proškolení projektových a programových manažerů. Pokud zaměstnanci získají kvalitní vzdělání ve formě MSP, nebo PRINCE2, budou schopni vyhodnotit situaci a sami se rozhodnou, který přístup je správný.

Přínosy Best Practice MSP a PRINCE2

• Metodiku MSP využijete tehdy, pokud chcete mít pod kontrolou kompletní realizaci změn.
• Zatímco PRINCE2 se zaměřuje pouze na dodání Výstupů (Outputs) a Schopností (Capability) včas, dle očekávaných nákladů a v požadované kvalitě.
• MSP poskytuje sadu best practice, která eliminuje rizika a výrazně zvyšuje šance na úspěšnou realizaci programu.
• Programové řízení začíná od jesně definované vize a strategických cílů, až následne řeší rozpad na projekty.
• Pokud umožníte, aby váš tým získal přístup k best practice PRINCE2 a MSP, zvýšíte efektivitu a schopnost realizaci projektů, či změn.