Okopírujte dovednosti úspěšných projektových manažerů

Protože 70% projektů končí špatně

Aktuální reporty o stavu projektů stále vykazují, že až 70% projektů nedodrželo plánovaný harmonogram, rozpočet, nebo nedostálo požadované kvality a očekávaných výsledků.

Drtivá většina společností chce mít pod kontrolou své náklady a snaží se pracovat efektivněji, tj. s nižšími výdaji. Přesto jejich projekty selhávají.

Teorií proti selhání v projektu? Ani náhodou.

Cílem klasických kurzů je prokázání znalostí (certifikát), ne schopností (úspěšný projekt).

Investice do vzdělávacích kurzů projektového řízení tečou otevřeným kohoutkem. Snahou je získat nové znalosti, využít ověřené postupy a eliminovat tak možná rizika. O teoretické přípravě svědčí obrovské množství certifikací, kterými se pyšní absolventi. Ale přesto všechno je aplikace těchto znalostí mizivá, jak ukazují statisticky neúspěšných projektů.

Gamifikace, resp. simulace reálného projektu v bezpečném “virtuálním” prostředí

Manažerské simulace odbourávají zbytečné a neproduktivní aktivity a naopak se snaží nalézt ty principy a metodické postupy, pomocí kterých si všichni zainteresovaní v projektu dokáží nalézt nejlepší cestu (variantu, způsob) a kontinuity činností vynaložených v projektu.

Čím víc omylů, přešlapů a negativních zkušeností si v simulaci prožijete, tím víc vás to v praxi ochrání před zbytečnými chybami. Pokud to myslíte se zlepšením projektového řízení vážně, tohle je ta pravá cesta.

Výsledkem simulace je minimalizace chaosu, neporozumění, rychlejší dodání výstupů, zamezení plýtvání v rozpočtu a mnohem lepší transparentnost projektu jako takového.

V simulaci se nemusíte bát udělat upřímnou chybu. Je potřeba selhat. Prožít si chyby. Co nejvíce chyb. Rychle se z nich poučit a už je neopakovat

Přesně tohle je nový trend ve vzdělávání. Klasické teoretické kurzy pomalu, ale jistě vymírají. Stále mají své příznivce a evangelisty v podobě trenérů, jejich počet však stále klesá.

Manažeři chtějí, aby si jejich lidé prožili neúspěch. Ale ideálně v simulovaném bezpečném prostředí, kde selhání nenapáchá organizaci žádné škody.

Simulaci lze využít nejenom k testování teorie v praxi, ale také jako prostředek pro zlepšení kultury projektového řízení, natavení pravidel, principů metodiky, nebo i jako audit efektivity projektové kanceláře.

Díky tomu si tyto "negativní zkušenosti" a související dopady na harmonogram, rozpočet, kvalitu a spokojenost s výstupy můžete prožít a poučit se z nich v bezpečném prostředí simulace ... 

A to vše za 1 den. Nikoliv za týdny, nebo měsíce bolestivých situací a frustrace na živých projektech, kde není cesta zpět a dopady mohou být fatální.

Jak a kde využít simulaci / gamifikaci?

Simulace má řadu využití, nejenom jako překlopení teorie PRINCE2 Agile a SCRUM, Kanban a další do praxe. 

V zahraničí je často využívána také jako kick-off nástroj v reálných projektech. Díky tomu odbourává “budoucí” bariéry u skeptiků a pomáhá dohodnout, otestovat rozsah a způsob práce každého zainteresovaného v projektu.

Vytváří týmové prostředí, ve kterém si můžete s “product ownery”, SCRUM Masterem a dalšími vyzkoušet role, jejich odpovědnosti, úkoly v projektové agendě, včetně prioritizace, rozhodování a zajišťování správných výsledků.

Příklad z nedávné praxe

Klient u TAYLLORCOX nejdříve investoval do “standardního školení” PRINCE2R Agile. Následně se rozhodl podstoupit simulaci. Zadáním doslova bylo: dostat se s celým týmem pod palbu všech potenciálních problémů a krizových situací, které jsou reálnou hrozbou. Cíl: prožít si vše bez reálných škod a ztrát. Poučit se, zlepšit plánování a řízení projektu. Nastavit komunikaci a být připraven na “neočekávané”.

Jak kurz ohodnotil vedoucí projektové kanceláře?

Pokud si nyní z této simulace odvezeme a aplikujeme vše, co jsme se dnes naučili o agile a řízení rizik na 10% našich projektů dopady budou obrovské. Předejdeme plýtvání, přetížení zaměstnanců a zpoždění termínů, což odpovídá milionům korun a tisíce hodinám práce.

Jak taková simulace probíhá?

Vše co potřebujete vědět za 6 hodin: Challange of Egypt

Na velkém příběhu pyramid si vyzkoušíte, proč dnešní projekty selhávají. Díky zpětné reflexi v každém kole získáte nejenom nové zkušenosti, ale také praktické tipy, jak příště řídit projekty lépe.

Myslíte si, že simulace Challenge of Egypt není vhodná pro vaše projekty? Omyl. Věděli jste, že první zmínky o projektovém řízení vznikly v období pyramid? Vytvořili jsme simulaci, která je “oborově neutrální”, postavená na silném příběhu. 

Simulace obsahuje 1.000+ pastí a pastiček, které číhají na každého projektového manažera, ať už řídí projekty v jakémkoliv segmentu. Využití najde ve výrobě, IT, marketingu, vývoji, nebo kdekoliv jinde. Simulace zahrnuje to nejdůležitější z problémů a rizik 24 měsíčního agilního projektu v 6 hodinách. 

Challange of Egypt se hraje na několik kol. To dává týmu šanci na okamžitou sebereflexi, přezkoumání postupů a zlepšení přístupu k agilní transformaci v dalším kole. To vše pod vedením zkušeného certifikovaného game leadera. Na konci simulace bude mít projektový tým odladěné postupy a úspěšně postaví pyramidu, Faraonův cíl.

Navíc na konci celé simulace vám vypracujeme analýzu silných a slabých stránek, včetně doporučení co a jak nasadit. Díky tomu dokážete prakticky ihned další pracovní den pomocí quick win měnit kulturu projektového řízení k lepšímu.

Bohužel řada organizací netuší, jaký potenciál skrývají manažerské simulace. Jejich postoj je “potřebujeme teorii a certifikát”. Simulace považují na dobrý doplněk ke školení, ale jako “nice to have”, nikoliv must have”. Nezapomeňte, že pouze 30% projektů je úspěšně dotaženo do cíle. 

V simulaci jde řídit projekty různé obtížnosti. Je tedy naprosto ideální nastavit ji do učebních cílů tak, abychom si prohlubovali znalosti a posunovali se dále na základě získaných zkušeností. Příjemným benefitem simulace je sdílení know-how v týmu.

Jaké jsou přínosy simulace pohledem absolventů?

• Předvedli jsme si veškerou teorii v praxi
• Zvýšili jsme výkonnost projektového týmu
• Pochopili jsme všechny projektové role, odpovědnosti, závislosti
• Objevili jsme obrovské množství skrytého potenciálu v našem týmu
• Vyzkoušeli jsme si využití metodiky PRINCE2, Agile a SCRUM v reálných situacích
• Všechny chyby a rizika, na kterých se učíme jsou v simulovaném, ne reálném prostředí
• Za 1 den jsme objevili spousty nových pro projekt kriticky důležitých postupů a technik

 

Scénář simulace

Věděli jste, že první zmínky o projektovém řízení sahají do období pyramid, tj. 2.000 let př. n.l.?

Celá manažerská hra formou gamifikace postaví účastníky do projektové organizace. Nacházíme se ve starověkém Egyptě. Faraón (Game Leader) zadal projekt na vybudování pyramidy. Od projektu očekává, že stavba bude funkční ještě tisíce let po jeho smrti. 

Má to být natolik technologicky unikátní projekt. Očekává se, že v budoucnu bude prohlášen za jeden z divů světa. A posmrtnou ziskovost projektu a jeho financování zajistí prohlídky pyramidy turistů. 

Jsou tu i další významy, které musí tento projekt plnit (náboženský, ideologický, politický a hospodářský). Věděli jste, že na projektu pyramid byla různým způsobem zainteresována až 1/4 obyvatel země? Jde tedy o obrovskou projektovou kancelář.

Pro tento projekt bude stanoven vedoucí projektu a projektový tým, který připraví plán a bude zodpovědný za administraci projektu. V první řadě musí specifikovat parametry a kritéria projektu, připravit projektový plán a rozdělit mezi projektový tým řízení dílčích aktivit.

Emoce. Selhání...
Aha moment. Poučení se.

Reálná agilní transformace ve virtuálním prostředí simulace

Projektový tým je konfrontován s nadřízeným, ale také s byznysem a uživateli uvnitř organizace. Musíte zvládnout řízení na základě výjimek. Bude se vypořádávat se spoustou změn v rozsahu projektu. Musíte postupně aktualizovat projektový plán. Přerozdělovat omezené role, abyste pyramidu dostavěli včas.

Protože jde o živý projekt, ovlivňují jej interní i externí události (nemoci, válka atd.) Jsou to výzvy, se kterými je nutné se vypořádat, aby byl projekt dodán včas, v požadované kvalitě, dodržel se stanovený rozpočet a potřebný rozsah. 

Že to všechno zvládnete? Tak pozor, Faraón je mocný vůdce a přichází s nápady, dalšími otázkami a požadavky. Pokud chcete stavbu pyramidy dokončit, musíte se naučit vypořádat se těmito událostmi v celém životním cyklu projektu.

Simulace jde upravit na míru specifickým potřebám a cílům tak, aby vyhovoval vašim projektům. Naučíte se správně aplikovat metodiku PRINCE2, Agile a SCRUM, nebo i PMI. Ukážeme vám, jak správně postavit business case, aby byl vůbec realizovatelný. 

Je to těžká výzva, ve které jste konfrontováni a jedinou cestou do cíle projektu je zvládnou vůdčí i mezilidské dovednosti. Fantastické je, že jde o simulaci na příběhu starém 2000 let, přesto si na něm nejlépe procvičíte dovednosti řízení projektů a budete konfrontováni s celou řadou důmyslných problémů, které v reálném životě řešíte. 

Ukážeme vám, jak stanovit správné priority podle klientských požadavků. Naučíte se pracovat s Work Package, ukážeme vám jak řídit rizika, tolerance a další osvědčené principy a techniky projektového managementu. Ukážeme, jak nastavit efektivní komunikaci napříč rolemi, že i klient bude nadšený. 

Zvládli byste projekt výstavby pyramidy tak jako Egypťané? Pojďte si to vyzkoušet. Pokud to myslíte s řízením projektů vážně a chcete si prakticky osvojit agilní techniky jako Scrum, nebo PRINCE2^® Agile tuto simulaci musíte zažít.

Mám zájem o simulaci!